Rejestry, ewidencje, archiwa

W PEC w Suwałkach Spółka z o.o. każda komórka organizacyjna prowadzi odrębne rejestry lub ewidencje w zależności od merytorycznego zakresu swojego działania.

Najważniejsze rejestry / ewidencje
 
1. Ogólnozakładowe rejestry obejmują:
- umowy cywilno-prawne
- korespondencję przychodzącą i wychodzącą
i prowadzone są przez sekretariat spółki

2. W Biurze Obsługi Klienta prowadzone są:
- ewidencja odbiorców ciepła
- rejestr umów przyłączeniowych
- rejestr umów sprzedaży ciepła
- rejestr faktur sprzedaży
- rejestr wydanych warunków technicznych przyłączenia do sieci ciepłowniczej
           
3. W Dziale Inwestycji i Zakupów prowadzone są:
- rejestr kwalifikowanych dostawców/wykonawców
- rejestr dostawców/wykonawców do wykluczenia
- ewidencja zamówień publicznych
           
4. Zgłaszanie awarii prowadzi rejestr awarii (zgłoszeń od odbiorców ciepła).
           
5. Pozostałe rejestry i ewidencje prowadzone przez komórki organizacyjne dotyczą spraw technicznych, eksploatacyjnych lub innych związanych z działalnością komórki (dzienniki ruchu sieciowego, raporty dobowe pracy ciepłowni, węzłów, rejestry pracy węzłów, dzienniki dyżurów, itp.)
           
W Spółce funkcjonuje archiwum zakładowe, gdzie gromadzone są zasoby informacji wytworzonej w firmie, w tym akta osobowe pracowników. Zasady i czas przechowywania dokumentacji odbywa się zgodnie z przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi w tym zakresie.